E-Rechnungspflicht ab 2025 – Was private Vermieter wissen müssen

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Die Digitalisierung schreitet in vielen Bereichen voran, und auch die Rechnungsstellung bleibt davon nicht unberührt. Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine neue gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung in Kraft – doch betrifft diese auch private Vermieter? In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was eine E-Rechnung ist, wer zur Nutzung verpflichtet ist und warum private Vermieter aktuell keine Pflicht zur E-Rechnung haben.


Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht eine automatische Verarbeitung durch Rechnungsprogramme und Finanzbehörden. Zu den gängigen Formaten gehören:

  • XRechnung (ein reines XML-Format, das speziell für Behörden entwickelt wurde)
  • ZUGFeRD (eine Kombination aus PDF und XML-Datei für hybride Nutzung)

Im Gegensatz zu einem einfachen PDF oder einer Papierrechnung enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten, die eine direkte Weiterverarbeitung ermöglichen.


Wen betrifft die E-Rechnungspflicht ab 2025?

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen und Gewerbetreibenden. Wer also Rechnungen ausstellt, muss sicherstellen, dass der Empfänger elektronische Rechnungen verarbeiten kann. Ab 2028 wird es zudem Pflicht, auch selbst E-Rechnungen zu erstellen.

Die Regelung betrifft:

  • Unternehmen jeder Größe (auch Kleinunternehmer)
  • Freiberufler und Gewerbetreibende
  • Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs), sofern sie als Unternehmen gelten

Private Vermieter sind von dieser Pflicht jedoch ausdrücklich ausgenommen!


Warum gilt die E-Rechnungspflicht nicht für private Vermieter?

Private Vermieter gelten steuerlich nicht als Unternehmen, sondern verwalten ihren privaten Immobilienbesitz. Solange Sie keine gewerbliche Vermietung betreiben, müssen Sie keine E-Rechnung empfangen oder versenden.

Dazu gehören:

  • Vermietung einer oder mehrerer Wohnungen an Privatpersonen
  • Kurzzeitvermietung (Airbnb, Ferienwohnungen), sofern sie nicht gewerblich erfolgt
  • Verpachtung von Grundstücken oder Garagen

Ausnahmen gibt es jedoch für gewerbliche Vermieter, beispielsweise:

  • Immobilienfirmen oder Hausverwaltungen, die als Unternehmen agieren
  • Vermieter, die mehr als 250.000 € Jahresumsatz erzielen
  • Vermietung an gewerbliche Mieter (z. B. Büroflächen, Geschäfte)

Welche Vorteile hat die E-Rechnung dennoch für private Vermieter?

Auch wenn Sie als privater Vermieter nicht zur Nutzung der E-Rechnung verpflichtet sind, kann die Umstellung einige Vorteile mit sich bringen:

  • Einfache digitale Verwaltung: Rechnungen lassen sich direkt in einer Buchhaltungssoftware speichern und automatisiert erfassen.
  • Zeitersparnis: Automatische Verarbeitung reduziert den manuellen Aufwand.
  • Umweltfreundlich: Kein Papierverbrauch und kein Porto für den Versand.
  • Sicherheit und Archivierung: Rechnungen bleiben in digitaler Form gespeichert und können leicht wiedergefunden werden.
  • Steuerliche Erleichterung: Eine strukturierte Verwaltung erleichtert die Steuererklärung und reduziert Fehler.

Wer bereits heute mit digitalen Rechnungen arbeitet, kann sich frühzeitig auf die Zukunft vorbereiten.


Wie können private Vermieter Rechnungen einfach digital verwalten?

Auch wenn keine E-Rechnungspflicht besteht, gibt es praktische Lösungen für die digitale Vermietungsbuchhaltung:

  • Buchhaltungssoftware nutzen: Tools von WAREHaus helfen bei der strukturierten Verwaltung.
  • Rechnungen als PDF speichern: Auch wenn keine XML-Daten nötig sind, lassen sich Rechnungen digital archivieren.
  • Cloud-Lösungen nutzen: Sichere Online-Speicher bieten langfristige und sichere Archivierungsmöglichkeiten.
  • Automatisierte Abrechnungen erstellen: Wer wiederkehrende Zahlungen oder Nebenkostenabrechnungen erstellt, kann digitale Vorlagen nutzen.

Diese Methoden sorgen für eine rechtssichere und effiziente Vermietungsbuchhaltung, ohne dass eine gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung besteht.


Fazit: Keine Pflicht, aber sinnvoll für digitale Prozesse

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 betrifft ausschließlich Unternehmen, Gewerbetreibende und gewerbliche Vermieter. Private Vermieter sind ausdrücklich nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen oder zu versenden.

Trotzdem kann die digitale Verwaltung von Rechnungen viele Vorteile bringen. Wer sich frühzeitig mit modernen Buchhaltungs- und Verwaltungstools auseinandersetzt, spart Zeit und reduziert Fehler in der Vermietungsbuchhaltung.

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