Der Vermieter ist gegenüber dem Mieter verpflichtet jährlich eine Nebenkostenabrechnung beziehungsweise Betriebskostenabrechnung zu erstellen, sofern Vorauszahlungen für die umlagefähigen Nebenkosten (umlegbare Betriebskosten) vereinbart wurden.
Was der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten ist, welche Rechte und Pflichten Mieter und Vermieter in Bezug auf die Nebenkostenabrechnung haben, worauf man beim Erstellen der Nebenkostenabrechnung unter anderem achten muss und welche Folgen Fehler in der Betriebskostenabrechnung haben, erfahren Sie im vorliegenden Beitrag.
Was der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten ist, welche Rechte und Pflichten Mieter und Vermieter in Bezug auf die Nebenkostenabrechnung haben, worauf man beim Erstellen der Nebenkostenabrechnung unter anderem achten muss und welche Folgen Fehler in der Betriebskostenabrechnung haben, erfahren Sie im vorliegenden Beitrag.
Die nachfolgenden Ausführungen gelten für die Betriebskostenabrechnungen gegenüber privaten Mietern. Gegenüber gewerblichen Mietern gelten teilweise andere Regeln, auf die hier nur vereinzelt eingegangen wird.
Übersicht
- Betriebskostenabrechnung bzw. Nebenkostenabrechnung für Vermieter
- Unterschied Nebenkosten und Betriebskosten
- Rechte und Pflichten von Mietern und Vermietern
- Umlagefähige Nebenkosten (Betriebskosten)
- Pauschale Nebenkosten möglich
- Nebenkosten-Vorauszahlungen (Betriebskostenvorauszahlung)
- Müssen Nebenkosten im Mietvertrag stehen?
- Frist für Nebenkostenabrechnung durch Vermieter
- Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung
- Frist für Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung
- Recht auf Belegeinsicht
- Nebenkostenabrechnung erstellen
- Formelle Voraussetzungen
- Materielle Voraussetzungen
- FAQs – Häufig gestellte Fragen
Nebenkostenabrechnung für Vermieter
Die Nebenkostenabrechnung beziehungsweise die Betriebskostenabrechnung wird vom Vermieter beziehungsweise durch die von ihm eingesetzte Hausverwaltung erstellt und dem Mieter zur Begleichung zugesendet.
Unterschied Nebenkosten und Betriebskosten
Teilweise wird statt von Nebenkostenabrechnung auch von Betriebskostenabrechnung gesprochen, die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten also synonym verwendet und damit gleichgesetzt. Allerdings handelt es sich bei den Nebenkosten und den Betriebskosten streng genommen nicht um dasselbe, sondern um Unterschiedliches.
Die Nebenkosten sind alle Kosten, die dem Vermieter bei der Bewirtschaftung eines Gebäudes beziehungsweise einer Wohnung entstehen. Mit Betriebskosten sind jedoch nur die umlagefähigen Betriebskosten gemeint, die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) bestimmt sind und in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) konkretisiert wurden, und danach sind nur fortlaufende Kosten auf den Mieter umlagefähig. Diese Betriebskosten sind also nur ein Teil der Nebenkosten. Alle Kosten, die nicht nach BGB und BetrKV umlegbar sind, sind zwar auch Nebenkosten, aber eben keine Betriebskosten im rechtlichen Sinne und dürfen daher auch nicht in der Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter geltend gemacht werden.
Die nicht-umlagefähigen Betriebskosten nennt man zur besseren Abgrenzung zu den umlagefähigen Betriebskosten besser nicht-umlagefähige Bewirtschaftungskosten, zu Letzteren zählen bei privaten Mietern etwa die Verwaltungskosten (z.B. Kosten für Verwaltungspersonal, Aufwand für die Verwaltung durch Vermieter selbst, Steuerberatungskosten, Rechtsschutzversicherung, Mietausfallversicherung), Reparatur-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Auch die auf Leerstandswohnungen entfallenden Betriebskosten oder etwa Darlehenszinsen gehören zu den nicht-umlegbaren Nebenkosten.
Die Legaldefinition der mietrechtlichen Betriebskosten findet sich in § 556 Absatz 1 Satz 2 und 3 BGB:
„Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Für die Aufstellung der Betriebskosten gilt die Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2346, 2347) fort.“
Damit die Betriebskosten dem Mieter in Rechnung gestellt werden können, muss zwischen Vermieter und Mieter vereinbart worden sein, dass der Mieter die Betriebskosten trägt, § 556 I 1 BGB.
Um Missverständnisse zu vermeiden, müsste man bei der Nebenkostenabrechnung, die für den Mieter erstellt wird, eigentlich von Betriebskostenabrechnung sprechen.
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Bei gewerblichen Mietern sind im Unterschied zu privaten Mietern auch Instandhaltungs- und Verwaltungskosten umlagefähig, allerdings muss auch dies im Mietvertrag vereinbart werden.
Rechte und Pflichten von Mietern und Vermietern
Neben dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und dem jeweiligen Mietvertrag ergeben sich die Rechte und Pflichten von Mieter und Vermieter in Bezug auf die Nebenkostenabrechnung beziehungsweise Betriebskostenabrechnung auch aus der Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Im Folgenden gehen wir auf einige dieser Rechte und Pflichten von Mieter und Vermieter in Bezug auf die Nebenkostenabrechnung bzw. Betriebskostenabrechnung ein.
Umlagefähige Nebenkosten (Betriebskosten)
Welche Nebenkosten umlagefähig sind, also zu den umlagefähigen Betriebskosten zählen, ist in § 556 I BGB geregelt und in § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) in 17 Positionen konkretisiert (Nebenkosten-Beispiele). Diese 17 Positionen haben wir in der nachfolgenden Umlagefähige-Nebenkosten-Liste aufgeführt:
- Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks
- Kosten der Wasserversorgung
- Kosten der Entwässerung
- Kosten für Betrieb der zentralen Heizung
- Kosten für Betrieb der zentralen Wassererwärmung
- Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
- Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs
- Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Kosten der Gartenpflege
- Kosten der Beleuchtung
- Kosten der Schornsteinreinigung
- Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
- Kosten für den Hauswart
- Kosten für Gemeinschaftsantennen und Kabelverteileranlage
- Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
- Sonstige Betriebskosten (müssen ausdrücklich im Mietvertrag konkretisiert sein)
Auch die Heizkostenabrechnung ist also Teil der Betriebskostenabrechnung und die Heizkosten damit umlegbare Nebenkosten. Allerdings werden weitere Einzelheiten der Heizkostenabrechnung in der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) geregelt, etwa die Pflicht, einen Teil der Heiz- und der Warmwasserkosten verbrauchsabhängig abzurechnen.
Pauschale Nebenkosten möglich
Vermieter können im Mietvertrag mit dem Mieter eine sogenannte Nebenkosten-Pauschale vereinbaren. Mit dieser sind die Betriebskosten abgegolten. Einer jährlichen Betriebskostenabrechnung beziehungsweise Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter bedarf es bei einer Betriebskostenpauschale nicht.
Für den Fall, dass sich die Betriebskosten im Laufe des Mietverhältnisses erhöhen, also bei Erhöhung derjenigen Nebenkosten, die umlagefähig sind, sollte die Möglichkeit der Erhöhung der Betriebskostenpauschale im Mietvertrag vereinbart werden.
Nebenkosten-Vorauszahlungen (Betriebskostenvorauszahlung)
Alternativ zur Vereinbarung einer Betriebskostenpauschale kann auch eine Vorauszahlung der Betriebskosten beziehungsweise der umlagefähigen Nebenkosten vereinbart werden. Allerdings müssen diese Vorauszahlungen in der Höhe angemessen sein, dürfen also nicht unangemessen zu hoch bemessen sein.
Im Falle der Vereinbarung einer Nebenkostenvorauszahlung muss der Vermieter jährlich eine Betriebskostenabrechnung (Nebenkostenabrechnung) erstellen und diese dem Mieter fristgemäß mitteilen. Der Mieter kann bei Unterlassung der Betriebskostenabrechnung durch den Vermieter auf Erstellung der Nebenkostenabrechnung klagen.
Bei den Betriebskosten hat der Vermieter gemäß § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Der Vermieter muss Preisvergleiche unternehmen. Außerdem dürfen keine unnötigen Kosten verursacht werden.
Der Vermieter muss bei der Vereinbarung monatlicher Vorauszahlungen die von ihm angewendeten Verteilerschlüssel beziehungsweise Umlageschlüssel in der Betriebskostenabrechnung nennen und – falls für das Verständnis der Abrechnung erforderlich – erläutern. Die Art des Schlüssels kann auch schon im Mietvertrag vereinbart werden. Teilweise findet sich auch die Vereinbarung im Mietvertrag, dass der Vermieter den Verteilschlüssel in der ersten Nebenkostenabrechnung festlegt.
Müssen Nebenkosten im Mietvertrag stehen?
Durch Verweis auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) im Mietvertrag können alle in der BetrKV aufgeführten umlagefähigen Nebenkosten geltend gemacht werden, mit Ausnahme der Position „sonstige Betriebskosten“, da diese „sonstigen Betriebskosten“ im Mietvertrag konkretisiert werden müssen, um sie geltend machen zu können. Zu den sonstigen Betriebskosten, die regelmäßig anfallen, gehören etwa die Prüfung der Wasserversorgung gemäß Trinkwasserverordnung oder die Prüfung der elektrischen Anlage (E-Check).
Da es im Laufe des Mietverhältnisses zur Entstehung von neuen Betriebskosten kommen kann, etwa bei Einführung der Rauchmelderpflicht die Kosten für die regelmäßige Wartung der Rauchmelder, sollte im Mietvertrag eine sogenannte Öffnungsklausel enthalten sein, mit der auch etwaige neue und damit zusätzliche Betriebskosten einbezogen werden können, die unter eine der 17 Positionen der Betriebskostenverordnung fallen. Allerdings müssen dann diese neuen Betriebskosten dem Mieter vor Beginn der Abrechnungsperiode angekündigt werden beziehungsweise vor der Entstehung der Betriebskostenart. Ohne Öffnungsklausel müsste die Übernahme von neuen Betriebskosten durch den Mieter zwischen diesem und dem Vermieter vereinbart werden.
Ausnahme: Bei bestimmten Modernisierungsmaßnahmen kann es auch ohne Öffnungsklausel oder nachträgliche Vereinbarung über neue Betriebskosten für den Vermieter möglich sein, die wegen der Modernisierung neu entstehenden Betriebskosten auf den Mieter umzulegen, etwa bei der Umstellung von vom Mieter zu betreibender Ofenheizung auf vom Vermieter zu betreibender Zentralheizung, da der Mieter durch diese Umstellung die Heizkosten der Ofenheizung einspart.
Frist für Nebenkostenabrechnung durch Vermieter
In Bezug auf die Nebenkostenabrechnungs-Frist gilt: Sofern als Abrechnungszeitraum vom Vermieter das Kalenderjahr gewählt wurde, muss der Vermieter dem Mieter die Nebenkostenabrechnung bis zum Ablauf des Folgejahres mitteilen. Ist ein vom Kalenderjahr abweichender Abrechnungszeitraum gewählt, muss der Vermieter dem Mieter die Betriebskostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen, § 556 Absatz 3 Satz 2 BGB. Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens am letzten Tag der Frist zur üblichen Postlaufzeit beim Mieter eingehen.
Wenn der Vermieter diese Frist für die Nebenkostenabrechnung nicht einhält, hat er keinen Anspruch mehr gegenüber dem Mieter auf eine etwaige Nachzahlung von Betriebskosten, es sei denn, der Vermieter hat das Überschreiten der Frist nicht zu verantworten. Ein etwaiges Guthaben des Mieters ist aber auch bei Fristversäumnis an den Mieter auszuzahlen.
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Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung
Ist der Mieter der Meinung, dass die Betriebskostenabrechnung nicht korrekt ist, also einen Fehler enthält, kann er der Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Vermieter innerhalb der Widerspruchsfrist widersprechen. Allerdings müssen die vom Mieter erhobenen Einwendungen konkret sein und auch eine Begründung enthalten.
Frist für Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung
Will der Mieter Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen, muss er jedoch die Widerspruchsfrist beachten. Diese Frist zum Einspruch gegen die Nebenkostenabrechnung beträgt zwölf Monate ab dem Erhalt der Betriebskostenabrechnung.
Recht auf Belegeinsicht
Der Mieter kann vom Vermieter verlangen, die Belege einzusehen, die der Betriebskostenabrechnung zu Grunde liegen, § 259 Absatz 1 BGB. Allerdings hat der Mieter nur ein Recht darauf, die Belege im Büro des Vermieters oder der Hausverwaltung einzusehen, es sei denn, das jeweilige Büro ist zu weit entfernt vom Mieter. In letzterem Fall hat der Mieter ein Recht auf das Zur-Verfügung-Stellen von Kopien; auf Wunsch muss dem Mieter aber trotzdem die Einsicht in die Originalbelege in den Räumlichkeiten des Vermieters/der Hausverwaltung gewährt werden.
Nebenkostenabrechnung erstellen
Damit eine Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter Bestand hat, also etwaige Nachzahlungen vom Vermieter gegenüber dem Mieter geltend gemacht werden können, muss die Nebenkostenabrechnung einige formelle Voraussetzungen erfüllen. Materielle Fehler können dann problematisch werden, wenn diese nicht innerhalb der Abrechnungsfrist korrigiert werden.
Formelle Voraussetzungen
Die Betriebskostenabrechnung muss bestimmte formelle Voraussetzungen erfüllen, um wirksam zu sein. Grundsätzlich muss die Nebenkostenabrechnung rechnerisch überprüfbar sein und logisch nachvollziehbar.
Um die formellen Voraussetzungen der Betriebskostenabrechnung zu erfüllen, muss diese die folgenden Mindestangaben enthalten:
- Gesamtkosten des Mietshauses (bzw. der Wirtschaftseinheit)
- Verteilerschlüssel und – falls für das Verständnis der Abrechnung erforderlich – dazugehörige Erläuterung
- Berechnung des Mieteranteils an den Gesamtkosten
- Abzug der Vorauszahlungen des Mieters
Ist die Betriebskostenabrechnung formell fehlerhaft, kann der Mieter diese Abrechnung so behandeln, als ob er keine Betriebskostenabrechnung erhalten hätte, da diese Nebenkostenabrechnung wegen formeller Fehlerhaftigkeit unwirksam ist.
Materielle Voraussetzungen
Bei Vorliegen eines materiellen, also inhaltlichen, Fehlers ist die Betriebskostenabrechnung dennoch wirksam. Materielle Fehler sind zum Beispiel Rechenfehler, nicht vereinbarte Betriebskostenpositionen, falsche Höhe einer Betriebskostenposition, ein nicht stimmender Umlegungsmaßstab oder etwa eine falsche Wohnfläche.
Die Korrektur eines inhaltlichen Fehlers, die zu Gunsten des Vermieters ausfällt, hat nach Ablauf der Abrechnungsfrist jedoch zur Folge, dass der Mieter eine etwaige Nachforderung nicht bezahlen muss.
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Vermieter und/oder Hausverwaltungen müssen die Nebenkostenabrechnung nicht komplett selbst erstellen, sondern können sich dabei auch durch eine Software helfen lassen, und damit viel Arbeit und Zeit sparen:
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FAQs – Häufig gestellte Fragen
– Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein, oder anders formuliert: Wie lange hat der Vermieter Zeit für die Nebenkostenabrechnung?
Der Vermieter muss dem Mieter die Nebenkostenabrechnung bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Wenn also der Abrechnungszeitraum am 31.12. endet muss der Vermieter dem Mieter die Betriebskostenabrechnung bis zum 31.12. des Folgejahres mitteilen, und zwar zu der Tageszeit, zu der der Mieter normalerweise seine Post erhält.
– Nebenkostenabrechnung: Was darf rein, oder anders formuliert: Welche Nebenkosten muss der Mieter zahlen?
Dem Mieter dürfen nur diejenigen Betriebskosten (umlagefähigen Nebenkosten) berechnet werden, die im Mietvertrag oder durch nachträgliche Vereinbarung konkret vereinbart wurden; eine Ausnahme bildet eine Öffnungsklausel oder bestimmte Modernisierungsmaßnahmen für die Geltendmachung von neuen Betriebskosten.
– Wie sieht eine Betriebskostenabrechnung aus beziehungsweise wie muss eine Nebenkostenabrechnung aussehen?
Eine Betriebskostenabrechnung beziehungsweise Nebenkostenabrechnung muss sowohl die formellen Voraussetzungen als auch bestimmte inhaltliche Voraussetzungen erfüllen. Sind die formellen Voraussetzungen nicht erfüllt, ist die Nebenkostenabrechnung unwirksam und vom Mieter nicht zu beachten. Bei Fehlern der inhaltlichen Voraussetzungen ist die Betriebskostenabrechnung dennoch wirksam und vom Mieter zu begleichen, allerdings hat der Mieter ein Recht auf Korrektur der Fehler.
– Bis wann muss dem Mieter ein etwaiges Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung ausgezahlt werden?
Der Mieter kann verlangen, dass ihm ein in der Betriebskostenabrechnung ausgewiesenes Guthaben innerhalb von 30 Tagen ausgezahlt wird.
– Muss man dem Mieter die Originalrechnungen mitgeben, wenn dieser von seinem Recht auf Belegeinsicht Gebrauch macht?
Der Mieter darf sich bei der Belegeinsicht Kopien von den Originalbelegen machen, etwa durch Fotografieren der Belege. Mitgeben muss man dem Mieter die Originalbelege nicht und sollte dies auch auf keinen Fall tun, da man als Vermieter sonst Gefahr läuft, dass diese Belege verloren gehen. Man kann dem Mieter auch Kopien der Belege schicken, damit er nicht ins Büro zur Belegeinsicht kommt, allerdings kann der Mieter dann trotzdem verlangen, die Originalbelege zu sehen.
– Was ist bei einer Mischnutzung zu beachten?
Wenn eine Immobilie sowohl von privaten Mietern als auch von gewerblichen Mietern genutzt wird, muss der Vermieter beim Gewerbe einen sogenannten Vorwegabzug vornehmen, sofern die privaten Mieter anderenfalls einen erheblichen Nachteil hätten wegen des erhöhten Verbrauches durch das Gewerbe.